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Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Nicht selten trifft man bei Unternehmen vor der Digitalisierung die unterschiedlichsten Vorstellungen an:

• DMS dient nur zur Ablage der bereits bearbeiteten Papier-Dokumente;
• DMS macht es erforderlich, dass man die Originale trotzdem aufbewahren muss, sonst verstößt man gegen Rechtsvorschriften;
• Somit macht ein DMS nur die doppelte Arbeit und spart in Wirklichkeit keine Zeit ein;

Um mit diesen Vorurteilen aufzuräumen, ist ein Blick in die Definition von Dokumentenmanagmentsystemen (DMS) notwendig.
Aber auch hier ist festzustellen, dass es nicht die Definition gibt, sondern viele.

Auf Wikipedia ist folgene Definition zu finden:
"Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. ..."

Anders ausgedrückt:
Bei einem DMS geht es darum, dass:

• Informationen nach den besonderen Bedingungen eines Unternehmens strukturiert werden,
• Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind,
• Mitarbeiter in Echtzeit die benötigten Informationen finden.